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¿Qué libros son obligatorios en una sociedad?

Cuando se constituye una sociedad mercantil, es importante saber que sea del tipo que sea, se tiene la obligación de llevar una serie de libros oficiales.

Estas sociedades están reguladas por las legislaciones mercantil, contable y fiscal, lo que supone que no todas tienen que llevar todos los libros.

Si estás constituyendo una sociedad o tienes idea de ello, sigue leyendo, aquí te explicamos todas sus diferencias y lo que necesitas tener en cuenta.

Todas las Sociedades Mercantiles deben llevar:

  • Libros Mercantiles obligatorios:
    • Libro de actas
    • Libro de registro de socios
  • Libros Contables obligatorios:
    • Libro diario
    • Libro de inventario y Cuentas anuales
  • Libros Fiscales obligatorios:
    • Libros de IVA (en el caso de estar sujeto a IVA)

Libros Mercantiles obligatorios:

Libro de actas:

Todos los acuerdos que se registren en las Juntas Generales y Consejo de Administración de la sociedad deben estar recogidos en este libro, incluyendo el detalle de la convocatoria, votaciones, asistentes etc.

Libro de registro de socios:

Una sociedad está compuesta por uno o más socios. En este libro se debe incluir la identidad de los mismos, así como el detalle de su participación en la misma y cualquier cambio o transferencia que se produzca.

Para cada tipo de sociedad se debe utilizar un libro diferente:

  • Libro de registro de los socios: Obligatorio para las sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL) y sociedades de garantía recíproca (SGR).
  • Libro de registro de la sociedad: Obligatorio para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU).
  • Libro de registro de acciones nominativas: Obligatorio para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, en el caso de que la sociedad posea acciones nominativas.

Libros Contables obligatorios:

Libro Diario:

Este libro es uno de los más importantes puesto que aquí se va registrando todas las operaciones de tipo económico de la sociedad. Cada vez que comience un ejercicio económico nuevo (generalmente coincide con el año natural), se debe comenzar un nuevo libro, y las operaciones se deben introducir mediante asientos contables.

Libro de Inventario y Cuentas Anuales:

Este libro recoge la situación inicial de la empresa y su evolución a través de balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y una serie de informes contables que conforman las Cuentas Anuales.

Es un libro útil y necesario ya que aporta mucha información respecto a la salud contable de la empresa y su crecimiento, y ayuda a detectar posibles errores contables o problemas económicos.

Las Cuentas Anuales recogen los siguientes informes contables:

  • Balance de Situación: Informe sobre el patrimonio empresarial.
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Informe de ingresos y gastos, y su resultado final.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto: Informe sobre la variación del patrimonio. No es obligatorio para todas las sociedades.
  • Memoria: Explicación sobre los anteriores informes con detalle.
  • Estado de flujos de efectivo: Sólo obligatorio para algunas empresas.

Como añadido, también se puede llevar el llamado Libro Mayor, aunque no es obligatorio. Se trata de un resumen de lo anterior en distinto formato, y se aconseja a aquellas sociedades que quieran tener una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable.

Libros Fiscales obligatorios:

Además de los libros anteriores, las sociedades que estén sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) deben llevar también los siguientes libros:

  • Libro de facturas emitidas.
  • Libro de facturas recibidas.
  • Libro de bienes de inversión.
  • Libro de operaciones intracomunitarias (en caso de haberlas).

¿Cómo se legalizan los libros?

Una vez tengas claro qué libros debes llevar, es importante saber cómo legalizarlos:

Antiguamente, estos libros se legalizaban mediante su presentación en el Registro Mercantil de la provincia donde la sociedad tenía su domicilio social. El registrador por tanto procedía a legalizarlos mediante una diligencia y un sellado que validaba la originalidad de los libros, para evitar que se manipularan posteriormente.

Sin embargo, desde 2014 y con el auge de las tecnologías actuales, estos libros deben legalizarse de manera obligatoria en formato electrónico, y deben presentarse por vía telemática a través de la plataforma https://www.registradores.org.

Para que esto sea posible, se utiliza el programa Legalia 2, que genera este formato digital de cada libro para que se puedan presentar correctamente. Este programa se puede descargar en la propia web de los Registradores de España.

¿Cuándo se deben elaborar, legalizar y depositar?

Elaboración: Los libros contables se deben elaborar dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Si el ejercicio contable coincide con el año natural, este plazo sería por tanto el 30 de marzo.

Legalización: Los libros oficiales se deben legalizar dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Sin embargo presentarlos con posterioridad no supone ninguna sanción. En nuestro ejemplo esto sería 30 de abril.

Depósito: Las Cuentas Anuales se deben depositar en el plazo de un mes desde que se hayan aprobado en la Junta General Ordinaria de los accionistas o socios. Esta Junta se debe celebrar dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio. En nuestro ejemplo esto sería 30 de julio.